Síðast uppfært 8. maí 2025 af Mikael WS

Hefur þú einhvern tíma þurft að safna vinum saman í rafrænan fund, halda stutta hugmyndavinnu fyrir teymið eða tengjast fjölskyldunni handan við kílómetrana? Zoom er orðið okkar uppáhalds rafræna fundarherbergi og það er auðveldara að byrja en þú gætir haldið!

Þessi handbók mun leiða þig í gegnum, skref fyrir skref, hvernig á að búa til Zoom fund, búa til það mikilvæga Tengill á Zoom-fundog bjóðið öðrum að taka þátt í sýndarrýminu ykkar. Við munum brjóta niður ferlið með einföldu máli og tengja það við daglegar aðstæður, svo þú verðir Zoom-sérfræðingur á engum tíma.

Fyrstu hlutirnir fyrst: Að undirbúa sig fyrir Zoom

Áður en þú getur byrjað að búa til fundi og deila tenglum þarftu að hafa Zoom uppsett á tækinu þínu (tölvu, spjaldtölvu eða snjallsíma) og hafa Zoom-reikning. Ekki hafa áhyggjur, skráning er venjulega fljótleg og ókeypis fyrir grunnnotkun!

Atburðarás: Ímyndaðu þér að þú sért að skipuleggja óvænt myndsímtal í tilefni afmælis fyrir besta vin þinn sem býr í öðru landi. Það fyrsta sem þú myndir gera er að ganga úr skugga um að þú hafir Zoom tilbúið í símanum þínum eða fartölvunni.

Svona byrjarðu:

1. Sækja Zoom:
   • Á tölvunni þinni: Farðu á Zoom vefsíðuna (https://zoom.us/download) og sæktu „Zoom Client for Meetings“. Fylgdu uppsetningarleiðbeiningunum.
   • Í snjallsímanum þínum eða spjaldtölvunni: Farðu í appverslun tækisins þíns (Apple App Store fyrir iOS eða Google Play Store fyrir Android) og leitaðu að „Zoom Cloud Meetings“. Sæktu og settu upp appið.
2. Stofna Zoom aðgang:
   • Opnaðu Zoom forritið (á tölvunni þinni eða snjalltækinu).
   • Smelltu á „Skráðu þig ókeypis“.
   • Þú verður beðinn um að slá inn fæðingardag þinn til staðfestingar.
   • Fylgdu leiðbeiningunum til að slá inn netfangið þitt og búa til lykilorð. Þú getur líka skráð þig með Google eða Facebook reikningnum þínum til að fá enn hraðari aðgang.
   • Aðdráttur mun líklega senda staðfestingartölvupóst á uppgefið netfang. Smelltu á tengilinn í tölvupóstinum til að virkja aðganginn þinn.

Ábending: Haltu Zoom appinu þínu uppfærðu til að tryggja að þú hafir nýjustu eiginleikana og öryggisbæturnar.

LESIÐ EINNIG: Hvernig á að endurpósta á TikTok

Aðferð 1: Að búa til samstundis Zoom-fund og fá tengilinn

Stundum þarf að hefja fund strax – eins og stutta fundarhöld með teyminu þínu til að taka á brýnu máli eða óvænt myndspjall við fjölskyldumeðlim. „Straxfundur“-eiginleikinn á Zoom er fullkominn fyrir þetta.

Atburðarás: Námshópurinn þinn þarf að ræða síðustu stundu breytingu á verkefninu þínu. Þú þarft að fá alla saman á netinu, hratt!

Svona býrðu til fund samstundis og færðu tengilinn á Zoom-fundinn:

1. Opnaðu Zoom forritið: Opnaðu Zoom appið í tölvunni þinni eða snjalltækinu og skráðu þig inn á reikninginn þinn.
2. Byrja nýjan fund:
   • Á tölvunni þinni: Þú munt venjulega sjá áberandi hnapp fyrir „Nýr fundur“ (oft með appelsínugulu myndavélartákni). Smelltu á hann.
   • Í farsímaforritinu þínu: Leitaðu að hnappi fyrir „Nýr fundur“, sem oft er staðsettur með „+“ tákni eða myndbandsmyndavélartákni. Ýttu á hann.
3. Fundurinn þinn hefst: Zoom mun strax opna nýjan fundarglugga. Þú verður líklega spurður hvort þú viljir taka þátt með hljóði úr tölvu. Smelltu á „Tengjast með hljóði úr tölvu“ (eða sambærilegt í snjalltækinu þínu) svo aðrir geti heyrt í þér.
4. Að finna tengilinn á Zoom-fundinn (boðsvefslóðina): Hvernig deilir þú þessum fundi með öðrum?
   • Á tölvunni þinni:
     • Leitaðu að hnappi sem heitir „Bjóða“ í fundarstýringunum neðst í glugganum. Smelltu á hann.
     • Sprettigluggi birtist. Þú munt sjá nokkra valkosti. Leitaðu að hluta sem segir „Boðstengill“ eða svipað.
     • Smelltu á hnappinn „Afrita tengil“. Þetta afritar einstaka vefslóð fundarins á klippiborð tölvunnar.
   • Í farsímaforritinu þínu:
     • Ýttu á hnappinn „Þátttakendur“ neðst á skjánum.
     • Á þátttakendaskjánum sérðu venjulega hnappinn „Bjóða“. Ýttu á hann.
     • Þú munt fá nokkrar leiðir til að bjóða fólki, þar á meðal „Afrita boðstengil“. Ýttu á þennan valkost til að afrita tengilinn á klippiborð tækisins.
5. Deilir tenglinum: Þegar þú hefur afritað tengilinn geturðu límt hann inn í tölvupóst, skilaboðaforrit (eins og WhatsApp, Slack eða Facebook Messenger) eða á annan hátt sem þú notar til að eiga samskipti við fólkið sem þú vilt að taki þátt í fundinum.

Hvernig lítur Zoom fundarhlekkurinn út: Venjulegur tengill á Zoom-fund lítur svona út: https://us02web.zoom.us/j/1234567890 (númerin verða einstök fyrir fundinn þinn).

Aðferð 2: Að skipuleggja Zoom fund síðar og búa til tengilinn

Oft er gott að skipuleggja fundi fyrirfram – fyrir áætlaðan netnámskeið, vikulegan teymisfund eða fyrirhugaða afmælisóvæntingu. Áætlunaraðgerðin á Zoom gerir þér kleift að gera einmitt það og búa til fundartengil fyrirfram.

Atburðarás: Þú ert að skipuleggja rafrænan bókaklúbbsfund í næstu viku. Þú vilt senda út boðið með Zoom-hlekknum með góðum fyrirvara.

Svona er hægt að bóka Zoom fund og fá Zoom tengilinn:

1. Opnaðu Zoom forritið: Ræstu Zoom appið og skráðu þig inn.
2. Farðu í valkostinn „Áætla“:
   • Á tölvunni þinni: Leitaðu að hnappi sem heitir „Áætla“ (oft með dagatalstákni). Smelltu á hann.
   • Í farsímaforritinu þínu: Ýttu á hnappinn „Áætla“, sem venjulega er staðsettur með dagatalstákni.
3. Setjið upp fundarupplýsingar: Gluggi sem heitir „Skipuleggja fund“ birtist. Þar þarftu að fylla út upplýsingar um fundinn:
   • Efni: Gefðu fundinum skýrt og lýsandi nafn (t.d. „Fundur bókaklúbbs – júlí“, „Uppfærsla á verkefni teymisins“).
   • Byrja: Veldu dagsetningu og tíma sem þú vilt að fundurinn hefjist.
   • Tímalengd: Veldu áætlaða lengd fundarins. Hafðu í huga að ókeypis Zoom aðgangar hafa 40 mínútna takmörkun fyrir fundi með þremur eða fleiri þátttakendum.
   • Tímabelti: Gakktu úr skugga um að rétt tímabelti sé valið svo allir geti tengst á réttum tíma.
   • Endurtekinn fundur (valfrjálst): Ef þetta er fundur sem verður haldinn reglulega (t.d. alla mánudaga klukkan 10) skaltu haka við reitinn „Endurtekinn fundur“ og stilla endurtekningaráætlun.
   • Fundarauðkenni: Þú hefur tvo möguleika hér:
     • Búa til sjálfkrafa: Zoom býr til einstakt fundarkenni fyrir hvern áætlaðan fund (ráðlagt af öryggisástæðum).
     • Persónulegt fundarauðkenni (PMI): Þetta er fast fundarauðkenni sem helst óbreytt. Það er eins og þitt eigið sýndarfundarherbergi. Þótt það sé þægilegt er það almennt minna öruggt fyrir opinbera fundi.
   • Aðgangskóði: Til að auka öryggi þarf Zoom venjulega lykilorð fyrir áætlaða fundi. Þú getur sérsniðið þetta eða notað sjálfvirkt myndað lykilorð. Deildu þessu lykilorði ásamt fundartenglinum.
   • Biðstofa: Með því að virkja biðstofuna geturðu stjórnað hverjir koma inn á fundinn. Þátttakendur munu bíða í sýndarbiðstofu þar til þú hleypir þeim inn. Þetta er góð öryggisvenja.
   • Myndband: Veldu hvort þú vilt að myndband frá fundarstjóra og þátttakendum sé virkt eða slökkt þegar þeir taka þátt í fundinum. Þeir geta alltaf breytt þessu síðar.
   • Hljóð: Veldu „Tölvuhljóð“ (eða „Síma- og tölvuhljóð“ ef þú vilt leyfa þátttakendum að taka þátt í gegnum síma).
   • Dagatal: Veldu í hvaða dagatal þú vilt bæta þessum fundi (t.d. Google dagatal, Outlook dagatal). Þetta mun búa til dagatalsviðburð með Zoom tenglinum.
   • Ítarlegir valkostir (smelltu á „Sýna“ ef það er í boði):
     • Virkja tengingu fyrir hýsingu: Leyfir þátttakendum að taka þátt í fundinum jafnvel þótt þú hafir ekki þegar hafið hann. Notið með varúð af öryggisástæðum.
     • Þagga þátttakendur við komu: Gagnlegt fyrir stærri fundi til að koma í veg fyrir upphaflegan hávaða.
     • Taka upp fund sjálfkrafa á tölvunni/í skýinu: Ef þú þarft upptöku af fundinum geturðu virkjað það. Vertu viss um að láta þátttakendur vita ef þú ert að taka upp.
     • Samþykkja eða loka fyrir aðgang notenda frá tilteknum svæðum/löndum: Ítarlegur öryggiseiginleiki.
4. Smelltu á „Vista“: Þegar þú hefur stillt allar stillingar skaltu smella á hnappinn „Vista“.
5. Að fá tengilinn á Zoom-fundinn (boðsvefslóðina): Eftir að þú hefur vistað fundinn sérðu venjulega samantekt á fyrirhuguðum fundi.
   • Á tölvunni þinni: Þú munt oft sjá valkost sem heitir „Afrita boð“ eða eitthvað svipað. Með því að smella á þetta verður allt fundarboðið (þar á meðal tengilinn og lykilorðið) afritað á klippiborðið þitt. Þú getur síðan límt þetta inn í tölvupóst eða skilaboð. Einnig, ef þú tengdir dagatalið þitt, verður Zoom-tengillinn innifalinn í dagatalsviðburðinum.
   • Í farsímaforritinu þínu: Eftir að þú hefur vistað gætirðu séð valkostina „Bæta við dagatal“ eða „Deila“. Veldu „Deila“ og leitaðu síðan að valkosti til að afrita tengilinn eða deila í gegnum tiltekið forrit.

Að skilja boðið: Algengt boð í Zoom-fund inniheldur:

• Tengill á Zoom fundinn (vefslóð fyrir þátttöku): Þetta er smellanlegi tengill sem þátttakendur nota til að taka þátt í fundinum.
• Fundarauðkenni: Einkvæmt tölulegt auðkenni fyrir fundinn.
• Aðgangskóði (ef virkt): Þátttakendur þurfa að slá þetta inn ef beðið er um það.
• Innhringingarnúmer (ef virkt): Símanúmer sem þátttakendur geta hringt í ef þeir geta ekki tengst í gegnum internetið.
• Fundarefni, dagsetning og tími.

Að deila Zoom fundarhlekknum þínum á áhrifaríkan hátt

Nú þegar þú veist hvernig á að búa til tengil á Zoom-fund, við skulum ræða um bestu leiðirnar til að deila því með tilætluðum markhópi þínum.

Atburðarás: Þú hefur skipulagt bókaklúbbsfundinn þinn og þarft nú að láta alla vita hvernig á að taka þátt.

Hér eru nokkrar hagnýtar leiðir til að deila tenglinum á Zoom-fundinn þinn:

• Netfang: Þetta er algeng og áreiðanleg aðferð, sérstaklega fyrir formlegri fundi eða þegar sent er til stærri hóps. Takið fram fundarefni, dagsetningu, tíma og Zoom-hlekkinn skýrt í tölvupóstinum. Ef lykilorð er til staðar, gætið þess að taka það líka með.
• Skilaboðaforrit (WhatsApp, Slack, o.s.frv.): Fyrir óformlegri samkomur eða teymi sem nota þessa palla reglulega er fljótlegt og auðvelt að deila tenglinum beint í hópspjalli eða einkaskilaboðum.
• Boð í dagatal: Ef þú bókaðir fundinn í gegnum dagatalið þitt, þá er Zoom-hlekkurinn venjulega sjálfkrafa innifalinn í upplýsingum um viðburðinn. Bjóddu þátttakendum á viðburðinn í dagatalinu og þeir munu fá allar nauðsynlegar upplýsingar.
• Samfélagsmiðlar (með varúð): Ef þú ert að halda opinberan viðburð geturðu deilt tenglinum á samfélagsmiðlum. Hafðu þó í huga hugsanlega öryggisáhættu og íhugaðu að nota biðstofu.
• Vefsíða eða netspjallborð: Fyrir veffundi eða viðburði á netinu er hægt að fella Zoom-hlekkinn inn á vefsíðuna þína eða deilt honum á viðeigandi netvettvangi.

Mikilvæg ráð til að deila:

• Athugaðu tengilinn tvisvar: Áður en þú sendir, vertu viss um að þú hafir afritað réttan tengil.
• Hafðu með lykilorðið: Ef fundurinn þinn hefur aðgangskóða skaltu alltaf deila honum ásamt tenglinum.
• Gefðu skýrar leiðbeiningar: Útskýrðu stuttlega um hvað fundurinn snýst og hvað þátttakendur þurfa að gera (t.d. „Smelltu á tengilinn á tilsettum tíma“).
• Hugleiddu áhorfendurna: Veldu þá deiliaðferð sem hentar þátttakendum þínum best.

Að stjórna Zoom fundum þínum

Þegar fundurinn er hafinn eru hér nokkur grunnatriði sem þú ættir að vera kunnugur:

• Hljóðnemi/Hætta að hljóðnema: Stjórnaðu hljóðnemanum þínum.
• Byrja/Stöðva myndband: Kveiktu eða slökktu á myndavélinni þinni.
• Þátttakendur: Sjá hverjir eru á fundinum og stjórna þeim (t.d. þagga/hætta á hljóði annarra, fjarlægja þátttakendur, hleypa inn úr biðstofunni).
• Deila skjá: Deildu tölvuskjánum þínum til að birta skjöl, vefsíður eða forrit.
• Spjall: Senda textaskilaboð til allra eða einstakra þátttakenda.
• Skrá: Hefja eða hætta upptöku fundarins (ef þú hefur heimild til upptöku).
• Lok fundar: Sem fundarstjóri getur þú annað hvort lokið fundinum fyrir alla eða yfirgefið hann og leyft öðrum að halda áfram.

Úrræðaleit á algengum vandamálum

Stundum ganga hlutirnir ekki alveg eins og til stóð. Hér eru nokkur algeng vandamál og hvernig hægt er að bregðast við þeim:

• Þátttakendur geta ekki tekið þátt: Gakktu úr skugga um að viðkomandi sé að nota rétta tengilinn og hafi slegið inn lykilorðið (ef þess er krafist). Gakktu úr skugga um að fundurinn sé hafinn ef þú hefur ekki virkjað „tengjast áður en fundurinn er haldinn“.
• Vandamál með hljóð eða mynd: Biddu þátttakendur að athuga stillingar hljóðnema og myndavélar í Zoom. Gakktu úr skugga um að hljóð og myndband séu kveikt á tækinu þeirra.
• Fundarauðkenni er ógilt: Gakktu úr skugga um að þátttakendur noti allt og rétt fundarauðkenni. Það er venjulega 10 eða 11 stafa númer.

Niðurstaða: Tenging gerð auðveld

Að búa til Zoom-fund og deila tenglinum er einfalt ferli sem opnar heim sýndartenginga. Hvort sem um er að ræða skyndifund eða fyrirfram skipulagðan viðburð, þá býður Zoom upp á þau verkfæri sem þú þarft til að koma fólki saman á netinu. Með því að fylgja þessum einföldu skrefum og skilja mismunandi leiðir til að... Búa til Zoom-fund, búa til tengil á Zoom-fund og bjóða öðrum, þá verður þú vel búinn til að halda farsæla og áhugaverða sýndarfundi fyrir hvaða tilefni sem er. Svo byrjaðu, bókaðu símtalið, deildu tenglinum og byrjaðu að tengjast!