Terakhir Diperbarui pada 8 Mei 2025 oleh Michael WS

Pernahkah Anda perlu mengumpulkan teman untuk rapat virtual, mengadakan sesi curah pendapat singkat bersama tim, atau terhubung dengan keluarga yang terpisah jarak? Zoom telah menjadi ruang rapat virtual andalan kami, dan memulainya kini lebih mudah dari yang Anda bayangkan!

Panduan ini akan memandu Anda, langkah demi langkah, cara buat rapat Zoom, menghasilkan semua hal yang penting Tautan rapat Zoom, dan undang orang lain untuk bergabung ke ruang virtual Anda. Kami akan menjelaskan prosesnya dengan bahasa sederhana dan mengaitkannya dengan situasi sehari-hari, sehingga Anda akan langsung menjadi ahli Zoom.

Hal Pertama yang Harus Dilakukan: Persiapan untuk Melakukan Zoom

Sebelum Anda dapat mulai membuat rapat dan membagikan tautan, Anda harus menginstal Zoom di perangkat Anda (komputer, tablet, atau ponsel pintar) dan memiliki akun Zoom. Jangan khawatir, pendaftarannya biasanya cepat dan gratis untuk penggunaan dasar!

Skenario: Bayangkan Anda sedang merencanakan panggilan video kejutan ulang tahun untuk sahabat Anda yang tinggal di negara lain. Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah memastikan Zoom sudah siap di ponsel atau laptop Anda.

Berikut cara memulainya:

1. Unduh Zoom:
   • Di komputer Anda: Kunjungi situs web Zoom (https://zoom.us/unduh) dan unduh "Klien Zoom untuk Rapat". Ikuti petunjuk penginstalan.
   • Di ponsel pintar atau tablet Anda: Buka toko aplikasi perangkat Anda (Apple App Store untuk iOS atau Google Play Store untuk Android) dan cari “Zoom Cloud Meetings.” Unduh dan instal aplikasinya.
2. Buat Akun Zoom:
   • Buka aplikasi Zoom (di komputer atau perangkat seluler Anda).
   • Klik “Daftar Gratis.”
   • Anda akan diminta memasukkan tanggal lahir untuk verifikasi.
   • Ikuti petunjuk untuk memasukkan alamat email dan membuat kata sandi. Anda juga dapat mendaftar menggunakan akun Google atau Facebook untuk akses yang lebih cepat.
   • Perbesar Kemungkinan akan mengirimkan email konfirmasi ke alamat yang Anda berikan. Klik tautan di email untuk mengaktifkan akun Anda.

Tip: Selalu perbarui aplikasi Zoom Anda untuk memastikan Anda memiliki fitur terkini dan peningkatan keamanan.

BACA JUGA : Cara Repost di TikTok

Metode 1: Membuat Rapat Zoom Instan dan Mendapatkan Tautannya

Terkadang, Anda perlu segera memulai rapat – misalnya, rapat singkat dengan tim untuk membahas masalah mendesak atau obrolan video dadakan dengan anggota keluarga. Fitur "Rapat Instan" Zoom sangat cocok untuk ini.

Skenario: Kelompok belajar Anda perlu membahas perubahan mendadak pada proyek Anda. Anda harus mengumpulkan semua orang secara daring, secepatnya!

Berikut cara membuat rapat instan dan mendapatkan tautan rapat Zoom:

1. Buka Aplikasi Zoom: Luncurkan aplikasi Zoom di komputer atau perangkat seluler Anda dan masuk ke akun Anda.
2. Mulai Rapat Baru:
   • Di komputer Anda: Biasanya Anda akan melihat tombol "Rapat Baru" yang mencolok (sering kali disertai ikon kamera video berwarna oranye). Klik tombol tersebut.
   • Di aplikasi seluler Anda: Cari tombol "Rapat Baru", yang biasanya terletak di samping ikon "+" atau ikon kamera video. Ketuk tombol tersebut.
3. Pertemuan Anda Dimulai: Zoom akan segera membuka jendela rapat baru. Anda kemungkinan akan ditanya apakah ingin bergabung dengan audio komputer. Klik "Bergabung dengan Audio Komputer" (atau yang setara di perangkat seluler Anda) agar orang lain dapat mendengar Anda.
4. Menemukan Tautan Rapat Zoom (URL Undangan): Sekarang, bagaimana Anda berbagi pertemuan ini dengan orang lain?
   • Di komputer Anda:
     • Cari tombol "Undang" pada kontrol rapat di bagian bawah jendela. Klik tombol tersebut.
     • Sebuah jendela pop-up akan muncul. Anda akan melihat beberapa opsi. Cari bagian yang bertuliskan "Tautan Undang" atau yang serupa.
     • Klik tombol "Salin Tautan". Ini akan menyalin URL unik rapat Anda ke papan klip komputer Anda.
   • Di aplikasi seluler Anda:
     • Ketuk tombol “Peserta” di bagian bawah layar.
     • Di layar Peserta, biasanya Anda akan melihat tombol "Undang". Ketuk tombol tersebut.
     • Anda akan disajikan dengan beberapa cara untuk mengundang orang, termasuk "Salin Tautan Undangan". Ketuk opsi ini untuk menyalin tautan ke papan klip perangkat Anda.
5. Berbagi Tautan: Setelah Anda menyalin tautan, Anda dapat menempelkannya ke email, aplikasi perpesanan (seperti WhatsApp, Slack, atau Facebook Messenger), atau cara lain untuk berkomunikasi dengan orang-orang yang ingin Anda ajak bergabung dalam rapat.

Seperti Apa Tautan Rapat Zoom: Tautan rapat Zoom pada umumnya akan terlihat seperti ini: https://us02web.zoom.us/j/1234567890 (nomornya akan unik untuk rapat Anda).

Metode 2: Menjadwalkan Rapat Zoom untuk Nanti dan Membuat Tautan

Seringkali, Anda ingin merencanakan rapat Anda terlebih dahulu – untuk kelas online terjadwal, rapat tim mingguan, atau kejutan ulang tahun yang direncanakan. Fitur penjadwalan Zoom memungkinkan Anda melakukan hal itu dan membuat tautan rapat sebelumnya.

Skenario: Anda sedang menyelenggarakan pertemuan klub buku virtual untuk minggu depan. Anda ingin mengirimkan undangan beserta tautan Zoom jauh-jauh hari.

Berikut cara menjadwalkan rapat Zoom dan mendapatkan tautan Zoom:

1. Buka Aplikasi Zoom: Luncurkan aplikasi Zoom dan masuk.
2. Buka Opsi “Jadwal”:
   • Di komputer Anda: Cari tombol "Jadwal" (biasanya dengan ikon kalender). Klik tombol tersebut.
   • Di aplikasi seluler Anda: Ketuk tombol “Jadwal”, biasanya terletak pada ikon kalender.
3. Atur Detail Rapat Anda: Jendela "Jadwalkan Rapat" akan muncul. Di sini, Anda perlu mengisi detail rapat Anda:
   • Topik: Berikan nama yang jelas dan deskriptif untuk rapat Anda (misalnya, “Rapat Klub Buku – Juli,” “Pembaruan Proyek Tim”).
   • Awal: Pilih tanggal dan waktu Anda ingin rapat Anda dimulai.
   • Lamanya: Pilih perkiraan durasi rapat Anda. Perlu diingat bahwa akun Zoom gratis memiliki batas waktu 40 menit untuk rapat dengan tiga peserta atau lebih.
   • Zona Waktu: Pastikan zona waktu yang benar dipilih sehingga semua orang bergabung pada waktu yang tepat.
   • Pertemuan Berulang (Opsional): Jika ini adalah rapat yang akan terjadi secara rutin (misalnya, setiap Senin pukul 10 pagi), centang kotak “Rapat berulang” dan atur jadwal pengulangan.
   • ID Rapat: Anda memiliki dua pilihan di sini:
     • Hasilkan Secara Otomatis: Zoom akan membuat ID rapat unik untuk setiap rapat yang dijadwalkan (disarankan untuk keamanan).
     • ID Rapat Pribadi (PMI): Ini adalah ID rapat statis yang tetap sama. Seperti ruang rapat virtual pribadi Anda. Meskipun praktis, umumnya kurang aman untuk rapat publik.
   • Kode sandi: Demi keamanan tambahan, Zoom biasanya memerlukan kode sandi untuk rapat terjadwal. Anda dapat menyesuaikannya atau menggunakan kode sandi yang dibuat secara otomatis. Bagikan kode sandi ini beserta tautan rapat.
   • Ruang tunggu: Mengaktifkan ruang tunggu memungkinkan Anda mengontrol siapa saja yang dapat memasuki rapat. Peserta akan menunggu di ruang tunggu virtual hingga Anda mengizinkan mereka masuk. Ini adalah praktik keamanan yang baik.
   • Rekaman video: Pilih apakah Anda ingin video tuan rumah dan peserta aktif atau nonaktif saat mereka bergabung dalam rapat. Mereka selalu dapat mengubahnya nanti.
   • Suara: Pilih “Audio Komputer” (atau “Audio Telepon dan Komputer” jika Anda ingin mengizinkan peserta bergabung melalui telepon).
   • Kalender: Pilih kalender yang ingin Anda tambahkan rapat ini (misalnya, Google Kalender, Kalender Outlook). Ini akan membuat acara kalender dengan tautan Zoom.
   • Opsi Lanjutan (Klik “Tampilkan” jika tersedia):
     • Aktifkan gabung sebelum host: Memungkinkan peserta untuk bergabung dalam rapat meskipun Anda belum memulainya. Gunakan dengan hati-hati demi alasan keamanan.
     • Bisukan peserta saat masuk: Berguna untuk pertemuan besar untuk mencegah kebisingan awal.
     • Merekam rapat secara otomatis di komputer lokal/di cloud: Jika Anda memerlukan rekaman rapat, Anda dapat mengaktifkannya. Pastikan untuk memberi tahu peserta jika Anda sedang merekam.
     • Menyetujui atau memblokir entri untuk pengguna dari wilayah/negara tertentu: Fitur keamanan tingkat lanjut.
4. Klik “Simpan”: Setelah Anda mengonfigurasi semua pengaturan, klik tombol "Simpan".
5. Mendapatkan Tautan Rapat Zoom (URL Undangan): Setelah menyimpan, Anda biasanya akan melihat ringkasan rapat yang dijadwalkan.
   • Di komputer Anda: Anda akan sering melihat opsi "Salin Undangan" atau yang serupa. Mengklik opsi ini akan menyalin seluruh undangan rapat (termasuk tautan dan kode sandi) ke papan klip Anda. Anda kemudian dapat menempelkannya ke email atau pesan. Atau, jika Anda menautkan kalender, tautan Zoom akan disertakan dalam acara kalender.
   • Di aplikasi seluler Anda: Setelah menyimpan, Anda mungkin melihat opsi "Tambahkan ke Kalender" atau "Bagikan". Pilih "Bagikan", lalu cari opsi untuk menyalin tautan atau membagikannya melalui aplikasi tertentu.

Memahami Undangan: Undangan rapat Zoom biasanya berisi:

• Tautan Rapat Zoom (URL Bergabung): Ini adalah tautan yang dapat diklik yang akan digunakan peserta untuk bergabung dalam rapat.
• ID Rapat: Pengenal numerik unik untuk rapat.
• Kode sandi (jika diaktifkan): Peserta perlu memasukkan ini jika diminta.
• Nomor panggilan masuk (jika diaktifkan): Nomor telepon yang dapat dihubungi peserta jika mereka tidak dapat bergabung melalui internet.
• Topik, Tanggal, dan Waktu Rapat.

Membagikan Tautan Rapat Zoom Anda Secara Efektif

Sekarang setelah Anda tahu caranya buat tautan rapat Zoom, mari bicarakan cara terbaik untuk membagikannya kepada audiens yang Anda tuju.

Skenario: Anda telah menjadwalkan pertemuan klub buku dan sekarang perlu memberi tahu semua orang cara bergabung.

Berikut adalah beberapa cara praktis untuk membagikan tautan rapat Zoom Anda:

• E-mail: Ini adalah metode yang umum dan andal, terutama untuk rapat yang lebih formal atau saat mengirim email ke grup yang lebih besar. Cantumkan topik rapat, tanggal, waktu, dan tautan Zoom dengan jelas di badan email. Jika ada kode sandi, pastikan untuk mencantumkannya juga.
• Aplikasi Perpesanan (WhatsApp, Slack, dll.): Untuk pertemuan yang lebih informal atau tim yang menggunakan platform ini secara teratur, berbagi tautan langsung dalam obrolan grup atau pesan pribadi adalah cepat dan mudah.
• Undangan Kalender: Jika Anda menjadwalkan rapat melalui kalender, tautan Zoom biasanya akan otomatis disertakan dalam detail acara. Undang peserta ke acara kalender, dan mereka akan mendapatkan semua informasi yang diperlukan.
• Media Sosial (dengan hati-hati): Jika Anda menyelenggarakan acara publik, Anda dapat membagikan tautannya di media sosial. Namun, perhatikan potensi risiko keamanan dan pertimbangkan untuk menggunakan ruang tunggu.
• Situs Web atau Forum Online: Untuk webinar atau acara daring, Anda dapat menyematkan tautan Zoom di situs web Anda atau membagikannya di forum daring yang relevan.

Tips Penting untuk Berbagi:

• Periksa kembali tautannya: Sebelum mengirim, pastikan Anda telah menyalin tautan yang benar.
• Sertakan kode sandi: Jika rapat Anda memiliki kode sandi, selalu bagikan bersama tautannya.
• Berikan instruksi yang jelas: Jelaskan secara singkat tentang apa yang dibahas dalam rapat dan apa yang perlu dilakukan oleh peserta (misalnya, “Klik tautan pada waktu yang dijadwalkan”).
• Pertimbangkan audiensnya: Pilih metode berbagi yang paling nyaman bagi peserta Anda.

Mengelola Rapat Zoom Anda

Setelah rapat Anda berlangsung, berikut adalah beberapa kontrol dasar yang perlu Anda pahami:

• Bisukan/Aktifkan suara: Kendalikan mikrofon Anda.
• Mulai/Hentikan Video: Nyalakan atau matikan kamera Anda.
• Peserta: Lihat siapa saja yang ada dalam rapat dan kelola mereka (misalnya, bisukan/suarakan orang lain, keluarkan peserta, izinkan masuk ke ruang tunggu).
• Bagikan Layar: Bagikan layar komputer Anda untuk menyajikan dokumen, situs web, atau aplikasi.
• Mengobrol: Kirim pesan teks ke semua orang atau peserta individu.
• Catatan: Mulai atau hentikan perekaman rapat (jika Anda memiliki izin perekaman).
• Akhir Pertemuan: Sebagai tuan rumah, Anda dapat mengakhiri rapat untuk semua orang atau meninggalkan rapat dan memperbolehkan orang lain melanjutkan rapat.

Pemecahan Masalah Umum

Terkadang, segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana. Berikut beberapa masalah umum dan cara mengatasinya:

• Peserta tidak dapat bergabung: Pastikan mereka menggunakan tautan yang benar dan telah memasukkan kode sandi (jika diperlukan) dengan benar. Pastikan rapat telah dimulai jika Anda belum mengaktifkan "bergabung sebelum tuan rumah".
• Masalah audio atau video: Minta peserta untuk memeriksa pengaturan mikrofon dan kamera mereka di Zoom. Pastikan audio dan video perangkat mereka telah diaktifkan.
• ID Rapat tidak valid: Pastikan peserta menggunakan ID rapat yang lengkap dan benar. Biasanya berupa nomor 10 atau 11 digit.

Kesimpulan: Koneksi Menjadi Mudah

Membuat rapat Zoom dan membagikan tautannya adalah proses mudah yang membuka dunia koneksi virtual. Baik itu pertemuan instan maupun acara yang telah direncanakan, Zoom menyediakan alat yang Anda butuhkan untuk mempertemukan orang-orang secara online. Dengan mengikuti langkah-langkah sederhana ini dan memahami berbagai cara untuk buat rapat Zoom, buat tautan rapat Zoom, dan undang orang lain, Anda akan siap menyelenggarakan rapat virtual yang sukses dan menarik untuk segala acara. Jadi, jadwalkan panggilan itu, bagikan tautannya, dan mulailah terhubung!