Viimeksi päivitetty 8. toukokuuta 2025, kirjoittanut Michael WS

Oletko koskaan tarvinnut koota ystäviä virtuaalikokoukseen, järjestää nopeaa tiimin ideointia tai pitää yhteyttä perheenjäseniin kilometrien toisella puolella? Zoomista on tullut virtuaalinen kokoustilamme, ja aloittaminen on helpompaa kuin luuletkaan!

Tämä opas opastaa sinua askel askeleelta, miten luo Zoom-kokous, luo tuon kaiken tärkeän Zoom-kokouksen linkkija kutsu muita liittymään virtuaalitilaasi. Käymme läpi prosessin selkeällä kielellä ja yhdistämme sen arkipäivän tilanteisiin, jotta sinusta tulee Zoom-ammattilainen hetkessä.

Tärkeimmät asiat ensin: Valmistautuminen Zoomiin

Ennen kuin voit aloittaa kokousten luomisen ja linkkien jakamisen, sinulla on oltava Zoom asennettuna laitteellesi (tietokone, tabletti tai älypuhelin) ja sinulla on oltava Zoom-tili. Älä huoli, rekisteröityminen on yleensä nopeaa ja ilmaista peruskäyttöön!

Skenaario: Kuvittele, että suunnittelet yllätyssyntymäpäivävideopuhelua parhaalle ystävällesi, joka asuu toisessa maassa. Ensimmäiseksi varmista, että puhelimessasi tai kannettavassasi on Zoom-valmius.

Näin pääset alkuun:

1. Lataa Zoom:
   • Tietokoneellasi: Mene Zoom-sivustolle (https://zoom.us/download) ja lataa ”Zoom Client for Meetings”. Noudata asennusohjeita.
   • Älypuhelimellasi tai tabletillasi: Siirry laitteesi sovelluskauppaan (Apple App Store iOS:lle tai Google Play Kauppa Androidille) ja hae ”Zoom Cloud Meetings”. Lataa ja asenna sovellus.
2. Luo Zoom-tili:
   • Avaa Zoom-sovellus (tietokoneellasi tai mobiililaitteellasi).
   • Klikkaa "Rekisteröidy ilmaiseksi".
   • Sinua pyydetään antamaan syntymäaikasi vahvistusta varten.
   • Seuraa ohjeita antaaksesi sähköpostiosoitteesi ja luodaksesi salasanan. Voit myös rekisteröityä Google- tai Facebook-tililläsi saadaksesi entistä nopeamman pääsyn.
   • Zoomaus lähettää todennäköisesti vahvistussähköpostin antamaasi osoitteeseen. Aktivoi tilisi napsauttamalla sähköpostissa olevaa linkkiä.

Kärki: Pidä Zoom-sovelluksesi ajan tasalla varmistaaksesi, että sinulla on uusimmat ominaisuudet ja tietoturvaparannukset.

LUE MYÖS: Kuinka uudelleenjulkaista TikTokissa

Tapa 1: Pikakokouksen luominen Zoom-kokouksessa ja linkin hankkiminen

Joskus sinun täytyy aloittaa kokous heti – kuten nopea palaveri tiimisi kanssa kiireellisen asian käsittelemiseksi tai spontaanisti järjestetty videokeskustelu perheenjäsenen kanssa. Zoomin ”Pikakokous”-ominaisuus on tähän täydellinen.

Skenaario: Opiskeluryhmäsi täytyy keskustella projektiisi tehtävästä viime hetken muutoksesta. Sinun täytyy saada kaikki koolle verkkoon nopeasti!

Näin luot pikakokouksen ja saat Zoom-kokouslinkin:

1. Avaa Zoom-sovellus: Käynnistä Zoom-sovellus tietokoneellasi tai mobiililaitteellasi ja kirjaudu sisään tilillesi.
2. Aloita uusi kokous:
   • Tietokoneellasi: Näet yleensä näkyvän ”Uusi kokous” -painikkeen (usein oranssin videokamerakuvakkeen kera). Napsauta sitä.
   • Mobiilisovelluksessasi: Etsi ”Uusi kokous” -painike, joka sijaitsee usein plusmerkkisen kuvan tai videokamerakuvakkeen vieressä. Napauta sitä.
3. Kokouksesi alkaa: Zoom avaa välittömästi uuden kokousikkunan. Sinulta todennäköisesti kysytään, haluatko liittyä kokoukseen tietokoneen äänen kanssa. Napsauta ”Liity tietokoneen äänen kanssa” (tai vastaavaa mobiililaitteellasi), jotta muut kuulevat sinut.
4. Zoom-kokouslinkin (kutsun URL-osoitteen) löytäminen: Miten jaat tämän tapaamisen muiden kanssa?
   • Tietokoneellasi:
     • Etsi ikkunan alareunassa olevista kokoussäätimistä ”Kutsu”-painike. Napsauta sitä.
     • Näkyviin tulee ponnahdusikkuna. Näet useita vaihtoehtoja. Etsi osio, jossa lukee ”Kutsulinkki” tai vastaava.
     • Napsauta ”Kopioi linkki” -painiketta. Tämä kopioi kokouksesi yksilöllisen URL-osoitteen tietokoneesi leikepöydälle.
   • Mobiilisovelluksessasi:
     • Napauta näytön alareunassa olevaa ”Osallistujat”-painiketta.
     • Osallistujat-näytössä näet yleensä ”Kutsu”-painikkeen. Napauta sitä.
     • Sinulle näytetään useita tapoja kutsua ihmisiä, mukaan lukien "Kopioi kutsulinkki". Napauta tätä vaihtoehtoa kopioidaksesi linkin laitteesi leikepöydälle.
5. Linkin jakaminen: Kun olet kopioinut linkin, voit liittää sen sähköpostiin, viestisovellukseen (kuten WhatsApp, Slack tai Facebook Messenger) tai mihin tahansa muuhun tapaan, jolla kommunikoit niiden henkilöiden kanssa, joiden haluat liittyvän kokoukseesi.

Zoom-kokouksen linkki näyttää tältä: Tyypillinen Zoom-kokouksen linkki näyttää suunnilleen tältä: https://us02web.zoom.us/j/1234567890 (numerot ovat kokouksellesi yksilöllisiä).

Tapa 2: Zoom-kokouksen aikatauluttaminen myöhempään ajankohtaan ja linkin luominen

Usein haluat suunnitella kokouksesi etukäteen – olipa kyseessä sitten aikataulun mukainen verkkotunti, viikoittainen tiimikokous tai suunniteltu syntymäpäiväyllätys. Zoomin aikataulutusominaisuuden avulla voit tehdä juuri niin ja luoda kokouslinkin etukäteen.

Skenaario: Järjestät virtuaalisen lukupiirikokouksen ensi viikolle. Haluat lähettää kutsun Zoom-linkkin kera hyvissä ajoin etukäteen.

Näin varaat Zoom-kokouksen ja saat Zoom-linkin:

1. Avaa Zoom-sovellus: Käynnistä Zoom-sovellus ja kirjaudu sisään.
2. Siirry kohtaan ”Aikataulu”:
   • Tietokoneellasi: Etsi ”Aikatauluta”-painike (usein kalenterikuvakkeella). Napsauta sitä.
   • Mobiilisovelluksessasi: Napauta ”Aikatauluta”-painiketta, joka yleensä sijaitsee kalenterikuvakkeen vieressä.
3. Määritä kokouksen tiedot: ”Aikatauluta kokous” -ikkuna tulee näkyviin. Tässä sinun on täytettävä kokouksesi tiedot:
   • Aihe: Anna kokouksellesi selkeä ja kuvaava nimi (esim. ”Kirjakerhon kokous – heinäkuu”, ”Tiimin projektipäivitys”).
   • Aloitus: Valitse päivämäärä ja kellonaika, jolloin haluat kokouksesi alkavan.
   • Kesto: Valitse kokouksesi arvioitu kesto. Muista, että ilmaisilla Zoom-tileillä on 40 minuutin raja kokouksille, joissa on vähintään kolme osallistujaa.
   • Aikavyöhyke: Varmista, että oikea aikavyöhyke on valittu, jotta kaikki liittyvät mukaan oikeaan aikaan.
   • Toistuva kokous (valinnainen): Jos kyseessä on säännöllisesti toistuva kokous (esim. joka maanantai klo 10), valitse ”Toistuva kokous” -ruutu ja aseta toistumisaikataulu.
   • Kokouksen tunnus: Sinulla on kaksi vaihtoehtoa:
     • Luo automaattisesti: Zoom luo jokaiselle sovitulle kokoukselle yksilöllisen kokoustunnuksen (suositellaan turvallisuussyistä).
     • Henkilökohtaisen tapaamisen tunnus (PMI): Tämä on staattinen kokoustunnus, joka pysyy samana. Se on kuin henkilökohtainen virtuaalinen kokoushuoneesi. Vaikka se on kätevä, se on yleensä vähemmän turvallinen julkisissa kokouksissa.
   • Salasana: Lisäturvallisuuden takaamiseksi Zoom vaatii yleensä salasanan ajoitettuihin kokouksiin. Voit mukauttaa tätä tai käyttää automaattisesti luotua salasanaa. Jaa tämä salasana kokouslinkin mukana.
   • Odotushuone: Odotushuoneen käyttöönotto antaa sinulle mahdollisuuden hallita, kuka saapuu kokoukseesi. Osallistujat odottavat virtuaalisessa odotustilassa, kunnes päästät heidät sisään. Tämä on hyvä turvallisuuskäytäntö.
   • Video: Valitse, haluatko isännän ja osallistujien videon olevan päällä vai pois päältä, kun he liittyvät kokoukseen. He voivat aina muuttaa tätä myöhemmin.
   • Audio: Valitse ”Tietokoneen ääni” (tai ”Puhelimen ja tietokoneen ääni”, jos haluat osallistujien voivan liittyä puhelimen kautta).
   • Kalenteri: Valitse kalenteri, johon haluat lisätä tämän kokouksen (esim. Google Kalenteri, Outlook-kalenteri). Tämä luo kalenteritapahtuman Zoom-linkillä.
   • Lisäasetukset (napsauta ”Näytä”, jos se on käytettävissä):
     • Ota liittyminen käyttöön ennen isäntää: Sallii osallistujien liittymisen kokoukseen, vaikka et olisi vielä aloittanut sitä. Käytä varoen turvallisuussyistä.
     • Mykistä osallistujat sisäänpääsyn yhteydessä: Hyödyllinen suuremmissa kokouksissa alkumelun estämiseksi.
     • Tallenna kokous automaattisesti paikalliselle tietokoneelle/pilveen: Jos tarvitset kokouksen tallenteen, voit ottaa sen käyttöön. Muista ilmoittaa osallistujille, jos tallennat.
     • Hyväksy tai estä tiettyjen alueiden/maiden käyttäjien pääsy: Edistynyt turvaominaisuus.
4. Klikkaa "Tallenna": Kun olet määrittänyt kaikki asetukset, napsauta "Tallenna"-painiketta.
5. Zoom-kokouslinkin hankkiminen (kutsun URL-osoite): Tallentamisen jälkeen näet yleensä yhteenvedon ajoitetusta kokouksestasi.
   • Tietokoneellasi: Usein näet vaihtoehdon ”Kopioi kutsu” tai vastaavan. Tätä napsauttamalla kopioit koko kokouskutsun (linkki ja salasana mukaan lukien) leikepöydälle. Voit sitten liittää tämän sähköpostiin tai viestiin. Vaihtoehtoisesti, jos olet linkittänyt kalenterisi, Zoom-linkki sisällytetään kalenteritapahtumaan.
   • Mobiilisovelluksessasi: Tallentamisen jälkeen saatat nähdä vaihtoehdot "Lisää kalenteriin" tai "Jaa". Valitse "Jaa" ja etsi sitten vaihtoehto linkin kopioimiseksi tai jakamiseksi tietyn sovelluksen kautta.

Kutsun ymmärtäminen: Tyypillinen Zoom-kokouskutsu sisältää:

• Zoom-kokouksen linkki (Liittymisosoite): Tämä on klikattava linkki, jota osallistujat käyttävät liittyäkseen kokoukseen.
• Kokouksen tunnus: Kokouksen yksilöllinen numeerinen tunniste.
• Salasana (jos käytössä): Osallistujien on syötettävä tämä, jos sitä pyydetään.
• Soittonumerot (jos käytössä): Puhelinnumeroihin, joihin osallistujat voivat soittaa, jos he eivät pysty liittymään internetin kautta.
• Kokouksen aihe, päivämäärä ja kellonaika.

Zoom-kokouslinkin tehokas jakaminen

Nyt kun tiedät miten luo Zoom-kokouslinkki, keskustellaan parhaista tavoista jakaa se kohdeyleisöllesi.

Skenaario: Olet varannut lukupiirisi kokouksen ja nyt sinun täytyy kertoa kaikille, miten siihen voi liittyä.

Tässä on muutamia käytännön tapoja jakaa Zoom-kokouslinkkisi:

• Sähköposti: Tämä on yleinen ja luotettava menetelmä, erityisesti muodollisemmissa kokouksissa tai suuremmalle ryhmälle lähetettäessä. Sisällytä kokouksen aihe, päivämäärä, kellonaika ja Zoom-linkki selkeästi sähköpostin tekstiin. Jos viestissä on salasana, muista sisällyttää se myös.
• Viestisovellukset (WhatsApp, Slack jne.): Epävirallisempiin kokoontumisiin tai näitä alustoja säännöllisesti käyttäville tiimeille linkin jakaminen suoraan ryhmäkeskustelussa tai yksityisviestissä on nopeaa ja helppoa.
• Kalenterikutsut: Jos olet varannut kokouksen kalenterisi kautta, Zoom-linkki sisältyy yleensä automaattisesti tapahtuman tietoihin. Kutsu osallistujat kalenteritapahtumaan, niin heillä on kaikki tarvittavat tiedot.
• Sosiaalinen media (varoen): Jos järjestät julkisen tapahtuman, voit jakaa linkin sosiaalisessa mediassa. Muista kuitenkin mahdolliset turvallisuusriskit ja harkitse odotushuoneen käyttöä.
• Verkkosivusto tai online-foorumi: Webinaareja tai verkkotapahtumia varten voit upottaa Zoom-linkin verkkosivustollesi tai jakaa sen asiaankuuluvilla verkkofoorumeilla.

Tärkeitä vinkkejä jakamiseen:

• Tarkista linkki uudelleen: Ennen lähettämistä varmista, että olet kopioinut oikean linkin.
• Sisällytä salasana: Jos kokouksellasi on salasana, jaa se aina linkin mukana.
• Anna selkeät ohjeet: Selitä lyhyesti, mistä kokouksessa on kyse ja mitä osallistujien tulee tehdä (esim. ”Napsauta linkkiä sovittuna aikana”).
• Mieti yleisöä: Valitse osallistujillesi sopivin jakamistapa.

Zoom-kokousten hallinta

Kun kokouksesi on alkanut, tässä on muutamia perusasetuksia, joihin sinun kannattaa tutustua:

• Mykistä/Poista mykistys: Ohjaa mikrofoniasi.
• Käynnistä/Pysäytä video: Kytke kamera päälle tai pois päältä.
• Osallistujat: Katso, ketkä ovat kokouksessa läsnä, ja hallinnoi heitä (esim. mykistä/poista mykistys, poista osallistujia, päästä odotushuoneesta).
• Jaa näyttö: Jaa tietokoneesi näyttö esitelläksesi asiakirjoja, verkkosivustoja tai sovelluksia.
• Keskustelu: Lähetä tekstiviestejä kaikille tai yksittäisille osallistujille.
• Tallentaa: Aloita tai lopeta kokouksen tallennus (jos sinulla on tallennusoikeudet).
• Kokouksen päätös: Isäntänä voit lopettaa kokouksen kaikilta tai poistua kokouksesta ja antaa muiden jatkaa.

Yleisten ongelmien vianmääritys

Joskus asiat eivät mene aivan suunnitelmien mukaan. Tässä on muutamia yleisiä ongelmia ja niiden ratkaisemista:

• Osallistujat eivät voi liittyä: Tarkista, että he käyttävät oikeaa linkkiä ja ovat syöttäneet salasanan (jos vaaditaan) oikein. Varmista, että kokous on alkanut, jos et ole ottanut käyttöön ”liity ennen isäntää” -toimintoa.
• Ääni- tai video-ongelmat: Pyydä osallistujia tarkistamaan mikrofoni- ja kamera-asetuksensa Zoomissa. Varmista, että heidän laitteensa ääni- ja video ovat päällä.
• Kokoustunnus on virheellinen: Varmista, että osallistujat käyttävät täydellistä ja oikeaa kokoustunnusta. Se on yleensä 10- tai 11-numeroinen luku.

Yhteenveto: Yhteydenpito tehty helpoksi

Zoom-kokouksen luominen ja linkin jakaminen on yksinkertainen prosessi, joka avaa virtuaalisen yhteyden maailman. Olipa kyseessä sitten välitön kokoontuminen tai ennalta suunniteltu tapahtuma, Zoom tarjoaa työkalut, joita tarvitset ihmisten tuomiseen yhteen verkossa. Noudattamalla näitä yksinkertaisia ohjeita ja ymmärtämällä eri tapoja... luo Zoom-kokous, luo Zoom-kokouslinkki ja kutsu muita, olet hyvin valmistautunut isännöimään onnistuneita ja mukaansatempaavia virtuaalikokouksia mihin tahansa tilaisuuteen. Joten varaa puhelu, jaa linkki ja aloita yhteydenpito!