نحوه ایجاد یک جلسه زوم و اشتراک گذاری لینک: راهنمای آسان شما
آخرین به‌روزرسانی در ۸ مه ۲۰۲۵ توسط مایکل دبلیو اس
آیا تا به حال نیاز داشته‌اید که دوستان خود را برای یک جلسه مجازی دور هم جمع کنید، یک طوفان فکری تیمی سریع برگزار کنید یا با خانواده خود در آن سوی کیلومترها ارتباط برقرار کنید؟ زوم به اتاق جلسات مجازی مورد علاقه ما تبدیل شده است و شروع کار آسان‌تر از آن چیزی است که فکر می‌کنید!
این راهنما، گام به گام، شما را راهنمایی می‌کند که چگونه ایجاد جلسه زوم، آن نکته‌ی بسیار مهم را تولید می‌کند لینک جلسه زومو دیگران را به پیوستن به فضای مجازی خود دعوت کنید. ما این فرآیند را با استفاده از زبان ساده تجزیه و تحلیل خواهیم کرد و آن را به سناریوهای روزمره مرتبط خواهیم کرد، بنابراین شما در کمترین زمان یک حرفه‌ای در زوم خواهید شد.
اولین چیزها: آماده شدن برای زوم
قبل از اینکه بتوانید شروع به ایجاد جلسات و اشتراک‌گذاری لینک‌ها کنید، باید زوم را روی دستگاه خود (رایانه، تبلت یا تلفن هوشمند) نصب کرده و یک حساب کاربری زوم داشته باشید. نگران نباشید، ثبت‌نام معمولاً سریع و برای استفاده‌های اولیه رایگان است!
سناریو: تصور کنید که در حال برنامه‌ریزی یک تماس ویدیویی برای تولد بهترین دوستتان هستید که در کشور دیگری زندگی می‌کند. اولین کاری که باید انجام دهید این است که مطمئن شوید زوم را روی تلفن یا لپ‌تاپ خود آماده دارید.
در اینجا نحوه شروع کار آمده است:
- دانلود زوم:
- در رایانه شما: به وب‌سایت زوم بروید (https://zoom.us/download) و «نرم‌افزار Zoom برای جلسات» را دانلود کنید. دستورالعمل‌های نصب را دنبال کنید.
- در تلفن هوشمند یا تبلت خود: به فروشگاه برنامه دستگاه خود بروید (فروشگاه اپلیکیشن اپل برای iOS یا فروشگاه گوگل پلی برای اندروید) و عبارت «Zoom Cloud Meetings» را جستجو کنید. برنامه را دانلود و نصب کنید.
- ایجاد حساب کاربری زوم:
- برنامه زوم (روی کامپیوتر یا موبایل) را باز کنید.
- روی «ثبت نام رایگان» کلیک کنید.
- از شما خواسته می‌شود تاریخ تولد خود را برای تأیید وارد کنید.
- برای وارد کردن آدرس ایمیل و ایجاد رمز عبور، دستورالعمل‌ها را دنبال کنید. همچنین می‌توانید برای دسترسی سریع‌تر، با استفاده از حساب گوگل یا فیسبوک خود ثبت نام کنید.
- بزرگنمایی احتمالاً یک ایمیل تأیید به آدرس ارائه شده شما ارسال خواهد شد. برای فعال کردن حساب کاربری خود، روی پیوند موجود در ایمیل کلیک کنید.
نکته: برنامه زوم خود را به‌روز نگه دارید تا از جدیدترین ویژگی‌ها و بهبودهای امنیتی بهره‌مند شوید.
همچنین بخوانید: نحوه ریپست کردن در تیک تاک
روش ۱: ایجاد یک جلسه فوری زوم و دریافت لینک
گاهی اوقات، شما نیاز دارید که فوراً یک جلسه را شروع کنید - مانند یک جلسه سریع با تیم خود برای رسیدگی به یک مسئله فوری یا یک چت ویدیویی بداهه با یکی از اعضای خانواده. ویژگی "جلسه فوری" زوم برای این کار عالی است.
سناریو: گروه مطالعاتی شما باید در مورد یک تغییر دقیقه نودی در پروژه‌تان بحث کند. باید سریعاً همه را آنلاین دور هم جمع کنید!
در اینجا نحوه ایجاد یک جلسه فوری و دریافت لینک جلسه زوم آورده شده است:
- برنامه زوم را باز کنید: برنامه زوم را روی رایانه یا دستگاه همراه خود اجرا کنید و وارد حساب کاربری خود شوید.
- شروع جلسه جدید:
- در رایانه شما: معمولاً یک دکمه برجسته «جلسه جدید» (اغلب با یک نماد دوربین فیلمبرداری نارنجی) را مشاهده خواهید کرد. روی آن کلیک کنید.
- در برنامه تلفن همراه شما: به دنبال دکمه «جلسه جدید» باشید که اغلب با نماد «+» یا نماد دوربین فیلمبرداری قرار دارد. روی آن ضربه بزنید.
- جلسه شما شروع می‌شود: زوم بلافاصله یک پنجره جلسه جدید باز می‌کند. احتمالاً از شما پرسیده می‌شود که آیا می‌خواهید با صدای رایانه به جلسه بپیوندید. روی «پیوستن با صدای رایانه» (یا معادل آن در دستگاه تلفن همراه خود) کلیک کنید تا دیگران بتوانند صدای شما را بشنوند.
- پیدا کردن لینک جلسه زوم (آدرس دعوتنامه): حالا، چطور این جلسه را با دیگران به اشتراک می‌گذارید؟
- در رایانه شما:
- در پایین پنجره، در قسمت کنترل‌های جلسه، دکمه «دعوت» را پیدا کنید. روی آن کلیک کنید.
- یک پنجره بازشو ظاهر می‌شود. چندین گزینه خواهید دید. به دنبال بخشی با عنوان «لینک دعوت» یا مشابه آن باشید.
- روی دکمه‌ی «کپی پیوند» کلیک کنید. این کار آدرس اینترنتی (URL) منحصر به فرد جلسه‌ی شما را در حافظه‌ی موقت رایانه‌تان کپی می‌کند.
- در برنامه تلفن همراه شما:
- روی دکمه «شرکت‌کنندگان» در پایین صفحه ضربه بزنید.
- در صفحه شرکت‌کنندگان، معمولاً دکمه «دعوت» را خواهید دید. روی آن ضربه بزنید.
- چندین روش برای دعوت افراد به شما ارائه می‌شود، از جمله «کپی لینک دعوت». برای کپی کردن لینک در کلیپ‌بورد دستگاه خود، روی این گزینه ضربه بزنید.
- در رایانه شما:
- اشتراک‌گذاری لینک: پس از کپی کردن لینک، می‌توانید آن را در ایمیل، یک برنامه پیام‌رسان (مانند واتس‌اپ، اسلک یا فیسبوک مسنجر) یا هر روش دیگری که با افرادی که می‌خواهید به جلسه شما بپیوندند، ارتباط برقرار می‌کنید، جای‌گذاری کنید.
لینک جلسه زوم چه شکلی است؟ یک لینک معمولی برای جلسه زوم چیزی شبیه به این خواهد بود: https://us02web.zoom.us/j/1234567890 (اعداد منحصر به جلسه شما خواهند بود).
روش ۲: برنامه‌ریزی جلسه زوم برای بعد و ایجاد لینک
اغلب، شما می‌خواهید جلسات خود را از قبل برنامه‌ریزی کنید - برای یک کلاس آنلاین برنامه‌ریزی‌شده، یک جلسه هفتگی تیمی یا آن سورپرایز تولد برنامه‌ریزی‌شده. ویژگی زمان‌بندی زوم به شما این امکان را می‌دهد که دقیقاً همین کار را انجام دهید و از قبل یک لینک جلسه ایجاد کنید.
سناریو: شما در حال سازماندهی یک جلسه مجازی باشگاه کتاب برای هفته آینده هستید. شما می‌خواهید دعوتنامه را با لینک زوم از مدت‌ها قبل ارسال کنید.
در اینجا نحوه برنامه‌ریزی یک جلسه زوم و دریافت لینک زوم آورده شده است:
- برنامه زوم را باز کنید: برنامه زوم را اجرا کنید و وارد سیستم شوید.
- به گزینه «برنامه‌ریزی» بروید:
- در رایانه شما: به دنبال دکمه‌ی «زمان‌بندی» (اغلب با آیکون تقویم) بگردید. روی آن کلیک کنید.
- در برنامه تلفن همراه شما: روی دکمه‌ی «زمان‌بندی» که معمولاً با نماد تقویم قرار دارد، ضربه بزنید.
- جزئیات جلسه خود را تنظیم کنید: پنجره «زمان‌بندی جلسه» ظاهر می‌شود. در اینجا، باید جزئیات جلسه خود را وارد کنید:
- موضوع: برای جلسه خود یک نام واضح و توصیفی انتخاب کنید (مثلاً «جلسه باشگاه کتاب - تیر»، «به‌روزرسانی پروژه تیمی»).
- شروع: تاریخ و زمانی را که می‌خواهید جلسه‌تان شروع شود، انتخاب کنید.
- مدت زمان: مدت زمان تخمینی جلسه خود را انتخاب کنید. به خاطر داشته باشید که حساب‌های کاربری رایگان زوم برای جلسات با سه یا بیشتر شرکت‌کننده، محدودیت ۴۰ دقیقه‌ای دارند.
- منطقه زمانی: مطمئن شوید که منطقه زمانی صحیح انتخاب شده است تا همه در زمان مناسب به جلسه ملحق شوند.
- جلسه دوره‌ای (اختیاری): اگر این جلسه‌ای است که به طور منظم برگزار می‌شود (مثلاً هر دوشنبه ساعت ۱۰ صبح)، کادر «جلسه‌ی دوره‌ای» را علامت بزنید و برنامه‌ی دوره‌ای را تنظیم کنید.
- شناسه جلسه: شما اینجا دو گزینه دارید:
- تولید خودکار: زوم برای هر جلسه‌ی برنامه‌ریزی‌شده یک شناسه‌ی جلسه‌ی منحصربه‌فرد ایجاد می‌کند (برای امنیت توصیه می‌شود).
- شناسه جلسه شخصی (PMI): این یک شناسه جلسه ثابت است که ثابت می‌ماند. مانند اتاق جلسه مجازی شخصی شماست. اگرچه راحت است، اما معمولاً برای جلسات عمومی امنیت کمتری دارد.
- رمز عبور: برای امنیت بیشتر، زوم معمولاً برای جلسات برنامه‌ریزی‌شده به یک کد عبور نیاز دارد. می‌توانید این کد را سفارشی کنید یا از کد عبوری که به‌طور خودکار تولید می‌شود استفاده کنید. این کد عبور را همراه با لینک جلسه به اشتراک بگذارید.
- سالن انتظار: فعال کردن اتاق انتظار به شما این امکان را می‌دهد که کنترل کنید چه کسی وارد جلسه شما می‌شود. شرکت‌کنندگان تا زمانی که شما به آنها اجازه ورود بدهید، در یک فضای انتظار مجازی منتظر می‌مانند. این یک روش امنیتی خوب است.
- ویدئو: انتخاب کنید که آیا می‌خواهید ویدیوی میزبان و شرکت‌کنندگان هنگام پیوستن به جلسه روشن یا خاموش باشد. آنها همیشه می‌توانند این را بعداً تغییر دهند.
- صدا: گزینه «صدای کامپیوتر» (یا اگر می‌خواهید به شرکت‌کنندگان اجازه دهید از طریق تلفن بپیوندند، گزینه «صدای تلفن و کامپیوتر») را انتخاب کنید.
- تقویم: انتخاب کنید که می‌خواهید این جلسه را به کدام تقویم اضافه کنید (مثلاً، تقویم گوگل، تقویم اوت‌لوک). این کار یک رویداد تقویم با لینک زوم ایجاد می‌کند.
- گزینه‌های پیشرفته (در صورت وجود، روی «نمایش» کلیک کنید):
- فعال کردن اتصال قبل از میزبان: به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد حتی اگر هنوز جلسه را شروع نکرده‌اید، به آن بپیوندند. به دلایل امنیتی با احتیاط استفاده کنید.
- بی‌صدا کردن شرکت‌کنندگان هنگام ورود: برای جلسات بزرگتر جهت جلوگیری از سر و صدای اولیه مفید است.
- ضبط خودکار جلسه روی کامپیوتر محلی/فضای ابری: اگر به ضبط جلسه نیاز دارید، می‌توانید این گزینه را فعال کنید. در صورت ضبط، حتماً به شرکت‌کنندگان اطلاع دهید.
- تأیید یا مسدود کردن ورود کاربران از مناطق/کشورهای خاص: یک ویژگی امنیتی پیشرفته.
- روی «ذخیره» کلیک کنید: پس از پیکربندی تمام تنظیمات، روی دکمه «ذخیره» کلیک کنید.
- دریافت لینک جلسه زوم (آدرس دعوتنامه): پس از ذخیره، معمولاً خلاصه‌ای از جلسه برنامه‌ریزی‌شده خود را مشاهده خواهید کرد.
- در رایانه شما: اغلب گزینه‌ای برای «کپی دعوتنامه» یا مشابه آن را مشاهده خواهید کرد. با کلیک بر روی این گزینه، کل دعوتنامه جلسه (شامل لینک و رمز عبور) در کلیپ‌بورد شما کپی می‌شود. سپس می‌توانید آن را در یک ایمیل یا پیام جای‌گذاری کنید. از طرف دیگر، اگر تقویم خود را لینک کرده باشید، لینک زوم در رویداد تقویم گنجانده خواهد شد.
- در برنامه تلفن همراه شما: پس از ذخیره، ممکن است گزینه‌هایی مانند «افزودن به تقویم» یا «اشتراک‌گذاری» را ببینید. «اشتراک‌گذاری» را انتخاب کنید و سپس به دنبال گزینه‌ای برای کپی کردن لینک یا اشتراک‌گذاری از طریق یک برنامه خاص باشید.
درک دعوتنامه: یک دعوتنامه معمولی برای جلسه زوم شامل موارد زیر خواهد بود:
- لینک جلسه زوم (آدرس عضویت): این لینک قابل کلیکی است که شرکت‌کنندگان برای پیوستن به جلسه از آن استفاده خواهند کرد.
- شناسه جلسه: یک شناسه عددی منحصر به فرد برای جلسه.
- رمز عبور (در صورت فعال بودن): در صورت درخواست، شرکت‌کنندگان باید این را وارد کنند.
- شماره‌های تماس ورودی (در صورت فعال بودن): شماره تلفن‌هایی که شرکت‌کنندگان می‌توانند در صورت عدم امکان عضویت از طریق اینترنت با آنها تماس بگیرند.
- موضوع جلسه، تاریخ و زمان.
اشتراک‌گذاری مؤثر لینک جلسه زوم
حالا که می‌دانید چطور ایجاد لینک جلسه زوم، بیایید در مورد بهترین راه‌ها برای به اشتراک گذاشتن آن با مخاطبان مورد نظر خود صحبت کنیم.
سناریو: شما جلسه باشگاه کتاب خود را برنامه‌ریزی کرده‌اید و حالا باید به همه اطلاع دهید که چگونه می‌توانند به آن بپیوندند.
در اینجا چند روش کاربردی برای به اشتراک گذاشتن لینک جلسه زوم شما آورده شده است:
- ایمیل: این یک روش رایج و قابل اعتماد است، به خصوص برای جلسات رسمی‌تر یا هنگام ارسال به یک گروه بزرگتر. موضوع جلسه، تاریخ، زمان و لینک زوم را به وضوح در متن ایمیل ذکر کنید. اگر کد عبور وجود دارد، حتماً آن را نیز وارد کنید.
- اپلیکیشن‌های پیام‌رسان (واتس‌اپ، اسلک و غیره): برای دورهمی‌های غیررسمی‌تر یا تیم‌هایی که مرتباً از این پلتفرم‌ها استفاده می‌کنند، اشتراک‌گذاری مستقیم لینک در یک چت گروهی یا پیام خصوصی سریع و آسان است.
- دعوتنامه‌های تقویمی: اگر جلسه را از طریق تقویم خود برنامه‌ریزی کرده‌اید، لینک زوم معمولاً به‌طور خودکار در جزئیات رویداد گنجانده می‌شود. شرکت‌کنندگان را به رویداد تقویم دعوت کنید و آنها تمام اطلاعات لازم را خواهند داشت.
- رسانه‌های اجتماعی (با احتیاط): اگر میزبان یک رویداد عمومی هستید، می‌توانید لینک را در رسانه‌های اجتماعی به اشتراک بگذارید. با این حال، مراقب خطرات امنیتی احتمالی باشید و استفاده از اتاق انتظار را در نظر بگیرید.
- وب‌سایت یا انجمن آنلاین: برای وبینارها یا رویدادهای آنلاین، می‌توانید لینک زوم را در وب‌سایت خود قرار دهید یا آن را در انجمن‌های آنلاین مرتبط به اشتراک بگذارید.
نکات مهم برای اشتراک گذاری:
- لینک را دوباره بررسی کنید: قبل از ارسال، مطمئن شوید که لینک صحیح را کپی کرده‌اید.
- کد عبور را وارد کنید: اگر جلسه شما رمز عبور دارد، همیشه آن را همراه با لینک به اشتراک بگذارید.
- دستورالعمل‌های واضح ارائه دهید: به طور خلاصه توضیح دهید که جلسه در مورد چیست و شرکت‌کنندگان چه کاری باید انجام دهند (مثلاً «در زمان تعیین‌شده روی لینک کلیک کنید»).
- مخاطب را در نظر بگیرید: روش اشتراک‌گذاری را انتخاب کنید که برای شرکت‌کنندگانتان راحت‌تر باشد.
مدیریت جلسات زوم شما
وقتی جلسه شما شروع شد، در اینجا چند کنترل اساسی وجود دارد که باید با آنها آشنا باشید:
- بی‌صدا/وصل کردن صدا: میکروفون خود را کنترل کنید.
- شروع/توقف ویدیو: دوربین خود را روشن یا خاموش کنید.
- شرکت‌کنندگان: ببینید چه کسی در جلسه حضور دارد و آنها را مدیریت کنید (مثلاً دیگران را بی‌صدا/از حالت بی‌صدا خارج کنید، شرکت‌کنندگان را حذف کنید، از اتاق انتظار اجازه ورود دهید).
- اشتراک‌گذاری صفحه نمایش: صفحه نمایش رایانه خود را برای ارائه اسناد، وب‌سایت‌ها یا برنامه‌ها به اشتراک بگذارید.
- چت: ارسال پیامک به همه یا تک تک شرکت‌کنندگان
- رکورد: ضبط جلسه را شروع یا متوقف کنید (اگر مجوزهای ضبط را دارید).
- پایان جلسه: به عنوان میزبان، می‌توانید جلسه را برای همه پایان دهید یا جلسه را ترک کنید و به دیگران اجازه دهید ادامه دهند.
عیب‌یابی مشکلات رایج
گاهی اوقات، همه چیز دقیقاً طبق برنامه پیش نمی‌رود. در اینجا چند مشکل رایج و نحوه رسیدگی به آنها آورده شده است:
- شرکت‌کنندگان نمی‌توانند عضو شوند: دوباره بررسی کنید که از لینک صحیح استفاده می‌کنند و کد عبور را (در صورت لزوم) به درستی وارد کرده‌اند. اگر گزینه «قبل از میزبان عضو شوید» را فعال نکرده‌اید، مطمئن شوید که جلسه شروع شده است.
- مشکلات صوتی یا تصویری: از شرکت‌کنندگان بخواهید تنظیمات میکروفون و دوربین خود را در زوم بررسی کنند. مطمئن شوید که صدا و تصویر دستگاهشان روشن است.
- شناسه جلسه نامعتبر است: مطمئن شوید که شرکت‌کنندگان از شناسه جلسه کامل و صحیح استفاده می‌کنند. این شناسه معمولاً یک عدد ۱۰ یا ۱۱ رقمی است.
نتیجه‌گیری: اتصال آسان شد
ایجاد یک جلسه زوم و اشتراک‌گذاری لینک، فرآیندی ساده است که دنیایی از ارتباط مجازی را به روی شما می‌گشاید. چه یک دورهمی فوری باشد و چه یک رویداد از پیش برنامه‌ریزی‌شده، زوم ابزارهایی را که برای گرد هم آوردن افراد به صورت آنلاین نیاز دارید، فراهم می‌کند. با دنبال کردن این مراحل ساده و درک روش‌های مختلف برای یک جلسه زوم ایجاد کنید، یک لینک جلسه زوم ایجاد کنید و دیگران را دعوت کنید، شما به خوبی مجهز خواهید بود تا میزبان جلسات مجازی موفق و جذاب برای هر مناسبتی باشید. پس شروع کنید، آن تماس را برنامه‌ریزی کنید، آن لینک را به اشتراک بگذارید و ارتباط برقرار کنید!
